Cách in trong Word dễ dàng và nhanh chóng, tránh được các lỗi mà dân văn phòng thường gặp

In ấn là một nhu cầu cơ bản của nhân viên văn phòng, nhất là các tài liệu liên quan đến Word. Nắm rõ cách in trong Word sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh chóng. Ngoài ra, thực hiện đúng cách in trong Word cũng hạn chế các lỗi phát sinh, dẫn đến phải bỏ văn bản đã in, chẳng hạn như in sai khổ giấy, cỡ giấy.

Chuẩn bị trước khi in trong Word

Thiết bị

Để thực hiện cách in trong Word, trước tiên bạn phải có thiết bị, đó là máy in được kết nối với máy tính. Có thể kết nối trực tiếp máy in vào máy tính chứa file Word để in thông qua kết nối USB hoặc kết nối thông qua mạng Wi-Fi, LAN… tùy thuộc vào từng loại máy in khác nhau cũng như trang bị tại văn phòng của bạn.

Bạn đang xem: Cách in trong Word dễ dàng và nhanh chóng, tránh được các lỗi mà dân văn phòng thường gặp

Cần biết rõ máy in đang trong trạng thái tốt, còn mực in, đã nạp giấy in và đã kết nối thành công với máy tính (đã cài đặt driver thiết bị, máy tính nhận dạng và kết nối).

File văn bản

Yếu tố cần thiết thứ 2 là file Word. Trước khi áp dụng cách in trong Word được đề cập ở bài viết này, bạn cần hoàn thành nội dung và định dạng file hoàn chỉnh theo yêu cầu công việc, chọn lựa cỡ giấy phù hợp với máy in.

Các lưu ý trước khi in trong Word

Trước khi thực hiện cách in trong Word, bạn cần chú ý một số vấn đề quan trọng, bao gồm:

• Chọn cỡ chữ phù hợp với nội dung và yêu cầu của văn bản, tài liệu. Việc in chữ quá to hay quá nhỏ điều không mang lại hiệu quả tốt.
• Kiểm tra kĩ tình trạng máy in, máy tính, khổ giấy phù hợp. Trường hợp cần in nội dung trên những loại giấy đặc biệt (bìa cứng), bạn phải dùng máy in chuyên dụng.
• Định dạng tài liệu đúng theo yêu cầu.

Cách in trong Word

Bước 1: Mở file Word cần in. Chọn chức năng File > Print. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + P.

Bước 2: Điều chỉnh thiết lập in. Trong hộp thoại Print hiện ra, bạn có thể thay đổi cũng như bổ sung thêm một số thiết lập để in ấn đúng nhu cầu. Một số thiết lập cơ bản gồm:

Xem thêm : Hướng dẫn cách tạo file trên điện thoại Samsung & các dòng Android

Chọn máy in, số lượng bản in: Chọn số bản muốn in trong mục Copies, chọn máy in từ mục Printer. Lưu ý: bạn cần chọn đúng tên máy in vì máy tính có thể kết nối đồng thời với nhiều máy in khác nhau.

Các thiết lập trang in: Một số thiết lập trang in ở mục Settings gồm:

• Các trang trong file cần in. Mặc định sẽ in tất cả, bạn có thể chọn lại để in trang hiện tại, in trang chẵn, trang lẻ hoặc những trang được chỉ định trong mục Pages.
• Số mặt in: 2 mặt hoặc 1 mặt (đối với máy in hỗ trợ in 2 mặt).

• Cách sắp xếp bản in: sắp bộ hoặc không sắp bộ.
• Hướng giấy in: ngang hoặc dọc.
• Cỡ giấy in: Bạn chọn cỡ giấy in phù hợp, thường là A4 hoặc Letter.

• Lề trang in: Chọn một số lề trang in phổ biến hoặc tự thiết lập từng lề theo yêu cầu.
• Số trang trên mỗi mặt in: Bạn có thể chọn in từ 1 đến 16 trang trên mỗi mặt giấy.

Xử lý lỗi khi in trong Word

Khi thực hiện cách in trong Word, đôi lúc sẽ phát sinh lỗi ngoài ý muốn. Bạn có thể khắc phục dễ dàng trong một số trường hợp sau.

Không nhận được bản in giấy

Đây là lỗi thường gặp và khiến nhiều người bối rối. Mặc dù đã kết nối máy tính với máy in, thực hiện lệnh in, không nhận được thông báo lỗi gì nhưng file Word chỉ yêu cầu lưu thành PDF chứ không in.

Lỗi này xảy ra khi bạn chọn nhầm máy in. Thay vì chọn một máy in vật lý thì bạn chọn một máy in ảo, có chức năng chuyển Word thành PDF. Để khắc phục bạn chỉ cần chọn lại đúng máy in vật lý.

Bản in sai định dạng văn bản

Xem thêm : Một số cách sửa lỗi Start Menu không hoạt động trong Windows 10

Bạn đã định dạng trên file Word nhưng văn bản in ra vẫn không đúng như mong đợi. Lỗi này thường gặp phải do nhầm lẫn ở bước thiết lập trang in. Bạn cần kiểm tra lại các thiết lập gồm: lề trang, cỡ giấy, hướng giấy.

Sau khi thiết lập hoàn tất, trước khi nhấn vào nút in, bạn nên xem lại bản in trong khung Print Preview.

Mất nội dung

Đôi lúc bản in sẽ bị mất nội dung ở các lề giấy. Vấn đề này xuất phát từ việc bạn thiết lập lề giấy quá nhỏ, máy in không thể thực hiện in ấn ở những phần đó.

Để khắc phục, bạn phải điều chỉnh lại thiết lập, tăng lề giấy lên mức nằm trong phạm vi in của máy. Bạn cần chú ý thông báo hiện lên sau khi nhấn nút in. Trường hợp lề giấy nhỏ máy sẽ có cảnh báo.

Tiêu đề không lặp lại ở các trang in

Trong một số trường hợp, bạn được yêu cầu in tài liệu với các tiêu đề được lặp lại ở từng trang in. Tuỳ theo nội dung của tài liệu, chức năng này có thể thiết lập trong table hoặc header của Word.

Tạm kết

Trong bài viết này, FPT Shop đã hướng dẫn cách in trong Word, có thể áp dụng dễ dàng với nhiều đối tượng người dùng, đặc biệt là nhân viên văn phòng, những người thường xuyên soạn thảo, in ấn văn bản. Cách in trong Word có thể áp dụng trên các phiên bản Microsoft Word khác nhau với giao diện và chức năng in tương tự.

Xem thêm:

• Hướng dẫn tạo dấu tích trong Word, giúp bạn tạo tài liệu kiểm tra chất lượng cực dễ
• Chia sẻ cách chèn logo vào Word cực dễ, thủ thuật đơn giản ai cũng làm được

FPT Shop hiện cung cấp nhiều lựa chọn máy in chất lượng cao, giá cả phù hợp cho từng đối tượng sử dụng. Tham khảo thêm các máy in được bán trên FPT Shop tại đây.

• Máy in chính hãng

Nguồn: https://vnedulink.edu.vn
Danh mục: Thủ Thuật