Cách lưu file Excel trên máy tính, điện thoại và MacBook đơn giản, chi tiết nhất

Excel đang trở thành công cụ tính toán, thống kê được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Sau khi tạo bảng tính, người dùng nên lưu lại file để truy cập, chỉnh sửa về sau cũng như chia sẻ với bạn bè, đồng nghiệp. Vậy cách lưu file Excel như nào? Cùng FPT Shop tìm hiểu trong bài viết sau!

Cách lưu file Excel trên máy tính Windows

Hiện nay có rất nhiều cách lưu file Excel trên máy tính với những đặc điểm riêng. Bạn cần tìm hiểu kỹ, xác định tài liệu của mình cũng như nhu cầu, mục đích sử dụng. Từ đó đưa ra lựa chọn cách lưu phù hợp. Dưới đây, FPT Shop xin chia sẻ với bạn một số cách lưu bảng tính Excel thông dụng, đơn giản và nhanh chóng nhất.

Bạn đang xem: Cách lưu file Excel trên máy tính, điện thoại và MacBook đơn giản, chi tiết nhất

Lưu file Excel bằng Save, Save As

Phân biệt giữa Save và Save As

Mặc dù, Save và Save As đều có chức năng lưu nhưng 2 công cụ này rất khác nhau.

• Save (Lưu): Lệnh Save sẽ giúp bạn lưu những thay đổi trong quá trình tạo, chỉnh sửa bảng tính của bản thân. Đây là chế độ lưu thông thường, giúp bạn lưu file một cách nhanh chóng.
• Save As (Lưu thành): Lệnh Save As sẽ tạo ra một bản sao của bảng tính, trong khi bản gốc vẫn giữ nguyên. Qua đó, bạn có thể thiết lập nhiều dạng file định dạng khác nhau cho tệp tin ban đầu.

Cách lưu file bằng Save

Bước 1: Bạn nhấn lệnh Save bên góc trái trên cùng của cửa sổ Excel, phía trên thanh công cụ Quick Access Toolbar.

Bước 2: Nếu là lần đầu tiên lưu trang tính, hộp thoại Save As xuất hiện, bạn chọn nơi lưu file Excel có sẵn hoặc nhấn vào Browse để tìm vị trí lưu mong muốn.

Bước 3: Kế đến, bạn điền tên file vào ô File name và nhấn Save là xong. Từ lần sau, khi muốn lưu bạn chỉ cần nhấn nút Save là được.

Cách lưu file bằng Save As

Khi file Excel của bạn đã được lưu nhưng bạn muốn tạo ra bản sao khác, bạn hãy dùng lệnh Save As theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Nhấn vào tab File trên thanh công cụ rồi chọn Save As.

Bước 2: Sau đó, bạn tiến hành chọn nơi muốn lưu file, đặt tên mới rồi nhấn Save để lưu mới.

Dùng tổ hợp phím để lưu file Excel

Sử dụng tổ hợp phím tắt trên bàn phím là cách lưu file Excel rất đơn giản và vô cùng thuận tiện.

Xem thêm :

Bước 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để bật tính năng Save hoặc phím F12 nếu muốn bật Save As.

Bước 2: Tiếp theo, bạn đặt tên file tại ô File name rồi nhấn Enter hoặc Save để hoàn tất.

Lưu file Excel bằng OneDrive

Nếu đang sử dụng Excel phiên bản từ 2016 trở đi thì bạn có thêm tuỳ chọn lưu trữ bảng tính lên hệ thống đám mây qua OneDrive. Với phương pháp này bạn vừa tiết kiệm không gian lưu trữ cho máy tính cá nhân vừa dễ dàng xuất ra và chia sẻ bảng tính với người khác có sử dụng OneDrive.

Để lưu file Excel bằng OneDrive, bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Bật On tại mục Auto Save ở phía trên cùng file Excel, bên trên thanh công cụ để kích hoạt tính năng tự động lưu file bằng OneDrive.

Bước 2: Kế đến, bạn nhấn vào logo OneDrive để xác nhận. Bạn có thể sử dụng tài khoản có sẵn hoặc tiến hành đăng ký tài khoản Microsoft mới để đăng nhập.

Sử dụng tính năng Auto Recovery

Nếu thường xuyên sử dụng Microsoft Office thì chắc chắn bạn không còn xa lạ gì với Auto Recovery – một trong tính năng tuyệt vời dành cho người dùng trong việc lưu file. Với Auto Recovery, bảng tính sẽ được tự động lưu vào một thư mục tạm thời. Nếu không may quên lưu những thay đổi hoặc Excel gặp sự cố, người dùng vẫn có thể khôi phục, lấy lại file một cách dễ dàng.

Tuy nhiên, để có thể sử dụng được tính năng hữu ích này, bạn cần bật Auto Recovery trong Excel theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Chọn tab File trên thanh công cụ > Nhấn vào Options.

Bước 2: Trong hộp thoại Excel Options, bạn nhấn vào nút Save ở cột bên trái và tick chọn Save AutoRecover information every … minutes ở khung bên phải.

Lưu file Excel dưới định dạng PDF

Mặc định các file Excel sẽ được lưu dưới dạng tệp tin có đuôi là .xlsx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn muốn lưu file này dưới dạng PDF để chia sẻ cho người khác xem nhưng không muốn bị chỉnh sửa thì hãy thao tác theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn vào tab File trên thanh công cụ.

Bước 2: Sau đó, bạn chọn Save As ở cột bên trái > Nhấn vào Browse chọn nơi lưu file mới > Nhấn vào mục PDF trong ô Save as type > Nhấn Save.

Cách lưu file Excel trên điện thoại

Excel giờ đây đã có phiên bản làm việc trên điện thoại. Điều này giúp người dùng có thể sử dụng, tạo, chỉnh sửa bảng tài liệu mọi lúc mọi nơi với chiếc smartphone trên tay. Với ứng dụng Excel, để lưu file bạn cũng có 2 lựa chọn Lưu (Save) hoặc Lưu như (Save As).

Lưu file với Save

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm tròn ở góc phải phía trên màn hình > Chọn Lưu.

Bước 2: Nhấn vào mục Đổi tên tệp này rồi gõ tên muốn lưu và nhấn Hoàn tất là xong.

Lưu file với Save As

Bước 1: Nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm tròn ở góc phải phía trên màn hình > Chọn Lưu như.

Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu, điền tên file theo ý muốn và nhấn Lưu.

Cách lưu file Excel trên MacBook

Dù MacBook có chút khác so với các dòng máy khác nhưng bạn hoàn toàn có thể lưu file Excel theo thao tác sau:

Bước 1: Tại tệp Excel muốn lưu, bạn chọn Save As hoặc nhấn Command S để lưu.

Bước 2: Tiếp đến, bạn chọn vị trí lưu, đặt tên file và nhấn Lưu.

Kết luận

Vừa rồi, FPT Shop đã chia sẻ tới bạn các cách lưu file Excel trên máy tính, điện thoại và MacBook. Hy vọng qua đó, bạn sẽ chọn được phương pháp lưu lại bảng tính của mình một cách thuận tiện, nhanh chóng nhất.

Nếu bạn đang có nhu cầu đổi điện thoại hoặc laptop mới thì đừng quên tham khảo các mẫu máy được kinh doanh tại FPT Shop nhé!

Xem thêm:

• Cách đánh số thứ tự trong Google Sheets: Dễ dàng và tiết kiệm thời gian
• Cách sử dụng Excel: 5 hàm cơ bản nhất cho người mới bắt đầu

Nguồn: https://vnedulink.edu.vn
Danh mục: Công Nghệ